Cum oferi feedback pentru angajati?

• Etapa I – Analiza angajatului
• Etapa a II-a – Cum oferi feedback propriu-zis
• Etapa a III-a – Follow-up la feedback

Feedbackul, unul dintre cele mai importante procese necesare mentinerii echilibrului unei organizatii, este modul cel mai direct de a comunica o parere argumentata despre calitatile si defectele muncii intreprinse de un angajat.

Diferit de procesul evaluarii, feedbackul este livrat ca urmare a unui proiect concret sau pentru o perioada scurta de activitate. Pentru a fi sigur ca oferi un feedback constructiv, echilibrat si eficient, foloseste acest articol pentru a afla mai exact ce este feedbackul, citeste mai multe aici.

Etapa I – analiza angajatului

In timp ce procesul de evaluare este unul colectiv, iar intervalele de timp la care el se realizeaza sunt anuntate cu mult timp inainte, feedbackul intervine ori de cate ori este nevoie de o recalibrare a modului de lucru. Desi vine de cele mai multe ori de la departamentul de HR sau de la conducere, acesta poate fi oferit si de colegi. Daca vrei să te initiezi in metodele prin care poti identifica angajatii cu adevarat valorosi, poti urma si tu cursuri pentru inspector de resurse umane.

Pentru a avea siguranta ca nu irosesti timp si energie cu un feedback ale carui rezultate sa nu se vada pana la final, ai nevoie sa te raportezi corect la angajatul pe care il vizezi. Numai dupa o determinare exacta a modului in care este cel mai bine sa abordezi fiecare individ in parte poti sti precis cum anume sa intervii.

Pasul 1. Ce personalitate are

Indiferent de planurile si de prioritatile companiei pe care o conduci, cresterea va veni doar daca iti vei adapta tonul vocii in functie de personalitatea fiecaruia dintre angajati. Cum l-ai caracteriza pe angajatul caruia urmeaza sa-i dai feedback? Este printre cei performanti sau deja a migrat catre tabara celor care s-au blazat si a caror activitate tradeaza din plin acest lucru?

Daca tendinta angajatului este aceea de a-i domina sau de a-i influenta pe colegi, va trebui sa ai grija, in livrarea feedbackului, la echilibrul dintre aprecierile pozitive si cele care i-ar putea pune autoritatea la indoiala. Angajatii vechi, care manifesta un comportament stabil pe termen lung, vor reactiona defensiv la criticile prea aspre si se vor simti motivati daca le vei aprecia lioalitatea fara niciun pic de zgarcenie.

Pasul 2. Cum reactioneaza in relatia cu superiorii si colegii

Avand in vedere ca ai ajuns te pregatesti de momentul unui feedback, cunosti deja nu doar numele sau functia angajatului, ci si unele particularitati legate de comportamentul lui. Este, asadar, destul de usor sa iti conturezi o idee cu privire la modul in care va decurge discutia cu o persoana echilibrata, cu una impulsiva sau cu alta a carei emotivitate se manifesta in mod frecvent.

Nu ai vrea sa incepi conversatia pe un ton prea solemn si sa pui un zid in fata interlocutorului. O atmosfera incarcata ar putea duce la nemultumiri sau ar da nastere unor frustrari de ambele parti, iar una prea degajata ti-ar putea dilua mesajul. Adaptandu-ti discursul si modul in care vei pune pe tapet subiectele feedbackului la temperamentul fiecarui angajat, vei pleca din start cu sansa de a obtine rezultatul dorit.

Pasul 3. Afla cat de receptiv este la schimbari

Este deja un truism sa spunem ca oamenii sunt diferiti intre ei, dar poate ca tocmai aici sta cheia succesului unei organizatii cu adevarat functionale: in intelegerea particularitatilor si in felul in care este solutionata fiecare dintre acestea. Angajatul pe care tocmai l-ai convocat pentru o discutie la care sa-i oferi feedback are propriul orizont de asteptari cu privire la evolutia care il asteapta in cadrul firmei si modul lui aparte de a intelege tot ce se intampla in jur.

Daca mesajul pe care vrei sa i-l transmiti se leaga in primul rand de o eficientizare a activitatii, acesta trebuie sa fie consecvent fata de experienta pe care ai avut-o pana in prezent cu angajatul. Iata cateva intrebari pe care trebuie sa ti le pui inainte de intalnirea cu angajatul tau:

• Cata mobilitate arata in procesele in care este implicat?
• Cat de rapid asimileaza metodele noi de lucru?
• Cum se adapteaza la mijloacele tehnologice moderne?
• Contribuie la reconfigurarea echipelor in care activeaza?

Pasul 4. Cum raspunde provocarilor

Nu de putine ori, ducerea la bun sfarsit a unui proiect implica mai mult decat simpla cunoastere a indatoririlor trecute in fisa postului. Perioadele cu varfuri de sarcina, in care clientii si partenerii de afaceri pot complica suplimentar procedurile, vor solicita din partea angajatului tau resurse suplimentare.

Rezistenta la stres, capacitatea de a gasi solutii noi in timp record sau curajul de a-si asuma decizii curajoase in momente dificile fac diferenta dintre un simplu salariat si o veritabila resursa umana. Implementarea unor noi metode de lucru sau integrarea intr-un departament mai mare, care va solicita la maximum abilitatea de a lucra in echipa, sunt alte provocari care-i scot la iveala pe acei angajati merituosi. In cazul in care unul dintre angajati nu reuseste sa se adapteze cerintelor, poti aborda problema intr-o maniera radicala, apeland la servicii profesionale de recrutare de personal.

Etapa a II-a – cum oferi feedback propriu-zis

Mai mult ca niciodata pana acum, suntem tot mai dependenti de legaturile comunicationale si emotionale stabilite intre colegi. Potrivit unui studiu Harvard, astazi petrecem cu 50% mai mult timp angrenandu-ne in activitati colaborative, fie ca este vorba despre sedinte, despre traininguri sau despre sesiuni saptamanale de learning.

Asadar, daca vrei ca succesul companiei sa se transforme in realitate, va fi nevoie sa investesti resurse temeinice de timp si de energie pentru a lua periodic pulsul colectivului, la firul ierbii. Un feedback bine argumentat poate impulsiona evolutia profesionala a angajatului tau, in timp ce unul insuficient pus la punct ii va adanci dilemele si va aduce o stare de epuizare.

Pasul 1. Fata in fata sau scris?

In pregatirea feedbackului pe care vrei sa il dai angajatului tau, trebuie sa iei in considerare atat tipul de relatie pe care iti propui sa-l construiesti cu el, cat si gradul la care vrei sa duci dialogul dintre voi. Daca te bazezi pe faptul ca angajatul va primi atat criticile cat si aprecierile intr-un mod deschis, poti rezerva fara probleme sala de meeting. In cazul in care consideri ca fie interlocutorul tau ar fi timorat, fie ar prinde prea mult curaj in urma feedback-ului, poti sa mergi pe varianta de a-i trimite un mail detaliat cu tot ce ai vrea sa-i comunici.

Incepe mesajul cu o remarca prietenoasa, iar apoi mentioneaza importanta contributiei aduse de angajatul tau in companie. Livreaza mai intai feedbackul pozitiv, iar apoi, cu tact, dirijeaza discutia catre aspectele negative, dar transforma indicatiile in sfaturi. Explica detaliat feedbackul negativ si clarifica fiecare problema in parte, chiar cu exemple, daca este necesar. Ofera solutii si moduri in care lucrurile pot fi imbunatatite si fii specific in privinta consecintelor pe care le-ar putea avea pasivitatea angajatului. In final, arata-ti disponibilitatea de a explica eventualele nelamuriri in cadrul unei discutiii fata in fata.

Pasul 2. Alege cel mai potrivit moment

Chiar daca mail-urile zboara și sarcinile de serviciu se acumuleaza de la o ora la alta, unele zile la birou pot fi mai aglomerate, iar altele mai bogate in momente de respiro. Inainte de a seta intalnirea, este util sa verifici disponibilitatea angajatului. Exista riscul de a-l extrage din mijlocul rezolvarii unei sarcini de serviciu complexe, care sa-i solicite tot timpul necesar unei zile de lucru. De asemenea, o discutie avuta in prima parte a zilei, cu forte proaspete, va fi primita cu mai multa receptivitate.

Nu in ultimul rand, este important ca si tu sa fii pregatit pentru a oferi feedback. 44% din managerii care au participat la un studiu Harvard au recunoscut ca momentul feedbackului le produce stres. Poate ca traficul aglomerat sau o discutie aprinsa, la telefon, ti-au facut dimineata mai neplacuta. Tensiunile acumulate, din motive pe care doar tu le stii, te-ar putea abate de la principiile unei discutii relaxate. In loc sa grabesti initierea discutiei, mai bine ai mai astepta cateva ore sau chiar cateva zile.

Pasul 3. Cum „impachetezi” feedback-ul

Cea mai mare parte a angajatilor manifesta tendinta naturala de a reactiona favorabil la feedback-ul livrat intr-o maniera cat mai pozitiva. Ei simt, astfel, ca evolueaza din punct de vedere profesional si ca acumuleaza noi cunostinte sau moduri de lucru tot mai eficiente, de la o zi la alta. In loc sa folosesti asa-numitele critici constructive, alege sa oferi laude, insa tot in scop constructiv si numai in relatie directa cu un anumit succes al angajatului.

Nu considera aceasta abordare ca fiind mai putin demna decat atitudinea severa la care s-ar putea astepta angajatii tai. Desi unii manageri considera ca a lauda subordonatii implica si riscul de a crea prea multa detasare, un studiu Gallup este in masura sa contrazica aceasta parere. 67% din angajatii care au participat au aratat mai mult devotament fata de organizatia in care lucreaza, ca urmare a aprecierilor exprimate deschis de manager.

Kim Scott, unul dintre fostii directori executivi de la Google si autor al volumului Radical Candor: Be a Kickass Boss without Losing your Humanity, crede ca a adresa o critica angajatilor nu este parte din jobul unui manager, ci chiar o datorie. Totusi, secretul sta in a te concentra pe comportamentul profesional si nu pe persoana in sine. Acest sfat ar putea parea paradoxal fata de ideea laudelor constructive. Totusi, tocmai combinatia dintre fermitate si relaxare te poate face mai credibil in fata unui angajat care manifesta reticenta fata de feedbackul tau.

Este important sa iti asumi o conversație incomoda in primele 24 de ore de la faptele care o cauzeaza. In caz contrar, detalii importante pentru un feedback realist se vor pierde, iar destinatarul feedback-ului va putea sa se foloseasca in mod selectiv de propria lui versiune a intamplarilor. Dupa parerea lui Ben Horowitz, om de afaceri si autor celebru, este total neindicat sa livrezi un sandvis alcatuit dintr-un feedback negativ, asezat intre doua „felii” de aprecieri pozitive. Mai mult, evita sa-i dai feedback unui angajat in fata colegilor sai, in special daca discutia va fi marcata preponderent de critici la adresa activitatii lui.

Foloseste referinte specifice cu privire la realizarile si esecurile angajatului, bazate pe coordonate specifice in timp. Astfel, vei oferi o parere avizata, pertinenta si folositoare pe mai departe. Intreaba-ti interlocutorul daca totul este clar si roaga-l sa facă un rezumat al discutiei, la final, pentru a verifica daca a acordat suficienta atentie ideilor tale.

Pentru a-i transmite ca ai incredere in viitoarele lui actiuni, invita-l sa-si exprime liber parerea, daca vede si alte moduri de lucru. Nu in ultimul rand, multumeste-i angajatului pentru timpul acordat si asigura-l ca poate apela la tine pe mai departe, in cazul in care inca mai are nelamuriri.

Etapa a III-a – Follow-up la feedback

Pentru ca intalnirea sa dea roade pe viitor, ar fi bine sa nu te bazezi pe simpla livrare a feedbackului. Verificarea modului in care ideile tale au fost intelese de angajat mareste sansele ca ele sa fie puse in aplicare cu o mai mare rapiditate.

Pasul 1. Ce a inteles angajatul din feedback

Imediat dupa ce ai avut discutia cu angajatul, cat timp informatiile si reactiile amandurora sunt inca proaspete, cere-i sa iti comunice cum a receptat totul. Fie ca reactia angajatului vine prin intermediul unui mail sau pur si simplu intr-o discutie ulterioara, este important sa afli cum i s-a parut conversatia si ce e planuri are pentru a-si imbunatati activitatea. Tot cu acest prilej, poti sa-ti arati disponibilitatea de a-l ajuta pe angajat sa-si atinga obiectivele sau de a indentifica cel mai potrivit ajutor printre colegii sai.

Pasul 2. Verifica modul in care sunt implementate sugestiile tale

Pornind de la premisa ca relatia dintre tine si angajatul tau este caracterizata de incredere reciproca, imediat dupa feedback, poti trece la evaluarea cat mai realista activitatii angajatului. Lista de obiective si de asteptari convenita impreuna cu el trebuie confruntata periodic cu modul de lucru si cu raportarile venite din partea superiorilor pe linie ierarhica ai angajatului.

Pentru o imagine mai realista, poti apela la procedeul evaluarii 360 de grade sau multisursa, una dintre cele mai raspandite si cuprinzatoare modalitati prin care angajatorul poate primi feedback despre un angajat. Aceasta poate fi facuta de tine, de colegi sau de clienti si chiar de angajat, la cererea conducerii. Caracterizata de anonimat, aceasta metoda este destul de controverstata, dar, in ciuda anumitor pareri, nu poate fi considerata spionaj.

Pasul 3. Pregateste-te pentru feedback-ul urmator

Formulat intr-un mod corect si profesionist, feedback-ul poate fi considerat reusit in momentul in care isi atinge scopul.

Daca el duce la ameliorarea sau la schimbarea comportamentelor angajatilor, precum si la cresterea eficientei si la imbunatatirea comunicarii, poti avea certitudinea ca ai actionat in maniera potrivita. Urmareste evolutia angajatului si stabileste urmatorul feedback fie la o data fixa, fie dupa indeplinirea sau ratarea unor indici de performanta stabiliti impreuna cu angajatul.

Sa oferi un feedback echilibrat se poate dovedi o provocare importanta chiar si pentru managerii cu multi ani de experienta in spate. Natura umana are tendinta de a influenta obiectivitatea unui mesaj, iar lipsa de timp nu ajuta deloc in pregatirea discursului. Pe masura seriozitatii acordate acestui demers, schimbarile in activitatea angajatilor tai nu vor intarzia sa apara.