ColorfulHR logo
INCEARCA GRATUIT
HR CEO manageri

Cum iti alegi furnizorul de servicii HR? GHID complet de externalizare a proceselor de HR

de Cristina Popescu | March 24, 2020

Odata cu raspandirea virusului COVID-19, munca la domiciliu nu a mai fost o optiune pentru multe companii. Mii de angajati isi continua, fara intrerupere, proiectele de acasa, iar managerii detin controlul asupra tuturor proceselor de HR, chiar si de la distanta. Insa asta se intampla, cu succes, in cazul organizatiilor care au inteles ca automatizarea proceselor le creeaza un avantaj in piata. Asadar, externalizarea nu mai este doar o tendinta, ci a devenit o necesitate.

Iata care sunt beneficiile cheie ale externalizarii proceselor de HR:

  • Permite companiei sa se concentreze asupra activitatilor cheie.
  • Permite bugetarea cheltuielilor pentru anumite activitati administrative.
  • Reduce riscurile legate de aplicarea corecta a schimbarilor legislative, ca urmare a
  • apelarii la serviciile unor companii acreditate in industria resurselor umane.
  • Creste productivitatea si simplifica procesul de administrare a personalului.
  • Aduce economii de timp si de bani.
  • Asigura constant flexibilitate si transparenta, prin intocmirea si livrarea de situatii si
  • rapoarte intr-un format agreat de ambele parti.

Citeste si: Avantajele tehnologiei si ale externalizarii proceselor de HR in contextul COVID-19

Se potriveste externalizarea oricarei companii?

Specialistii HR sustin ca outsourcingul trebuie sa ajute companiile sa-si eficientizeze nu doar costurile, ci si business-urile, atat intern, cat si extern. Externalizarea trebuie sa aduca plusvaloare unei companii, indiferent de structura, dimensiunea sau domeniul in care activeaza.

Asadar, orice companie are nevoie de outsourcing in HR, in contextul in care traim vremuri in care digitalul este principalul canal de informare si comunicare, registrele, manualele, bazele de date, modalitatile de calcul ale salarizarii sau managementul de personal sunt realizate prin intermediul unor platforme si aplicatii informatice, iar pe piata muncii au loc frecvent schimbari legislative.

Incepeti cu dreptul. Faceti o analiza a nevoilor interne

Inainte sa luati decizia de a externaliza serviciile de resurse umane catre o agentie specializata, este recomandat sa parcurgeti cativa pasi. Pentru inceput, trebuie sa realizati o analiza a nevoilor interne din cadrul companiei. Analiza interna va ajuta sa identificati zonele unde nevoile de business nu sunt acoperite.

Intocmiti o lista cu toate activitatile care privesc domeniul resurselor umane si bifati-le pe cele pe care le acoperiti, dar si pe cele care lipsesc si care v-ar ajuta in eficientizarea afacerii. De exemplu, puteti viza urmatoarele zone:

  • Administrarea de personal (datele angajatilor – datele personale si de contact, istoricul si datele contractuale, salariale si functiile ocupate pana in prezent, competente, calificari etc.);
  • Politicile de salarizare;
  • Structurile organizatorice (centre de cost, departamente, puncte de lucru, functii, clasificarea angajatilor etc.);
  • Distributia cheltuielilor pe centre de cost (inregistrarea costurilor pentru un angajat pe mai multe centre de cost in aceeasi luna de calcul);
  • Colectarea pontajului si gestionarea datelor de pontaj (orele normale de lucru, orele suplimentare, concediile de odihna, concediile medicale, concediile fara plata etc);
  • Plata electronica a salariilor si a taxelor (importul de fisiere electronice pentru plata salariilor si a taxelor);
  • Declaratii (exemplu – Declaratia 112);
  • Integrarile cu Revisal;
  • Rapoarte (generarea unor rapoarte automate, in functie de anumiti factori;
  • Fluturasii de salariu (existenta unor fluturasi digitali care sa fie transmisi angajatilor pe e-mail, sub forma unor fisiere parolate);
  • Procesele de recrutare (colectarea cerintelor de recrutare de la manageri, publicarea posturilor vacante in mediul online, primirea CV-urilor in format electronic, intocmirea unor baze de date cu potentialii candidati, programarea interviurilor);
  • Procesele de training (urmarirea procesului de invatare, dezvoltare personala conform obiectivelor stabilite impreuna cu angajatii, evidenta furnizorilor de training, a datelor lor de contact, generarea unor rezervari prin e-mail, invitatii, formulare de evaluare si alerte etc.);
  • Evaluarea performantelor angajatilor (crearea unor evaluari standardizate si furnizarea lor catre angajati, urmarirea evolutiei in raport cu obiectivele);
  • Portalul angajatilor (pagini dedicate angajatilor unde acestia sa-si vizualizeze datele salariale, sa editeze informatii, sa trimita solicitari – exemplu: cereri de concediu, pagini dedicate managerilor prin intermediul carora acestia sa acceseze rapoarte si sa aprobe cereri etc.).

Daca aceasta analiza interna va indica faptul ca aveti nevoie sa externalizati procesele de resurse umane, urmeaza sa realizati o analiza a pietei companiilor specializate in astfel de procese.

Alegerea furnizorului de servicii HR

Alegerea celui mai bun furnizor de servicii in domeniul resurse umane este o sarcina dificila, careia trebuie sa ii acordati atentia cuvenita. O analiza corecta a celor mai importanti jucatori prezenti pe piata va ajuta sa realizati un clasament scurt al acelor furnizori care se potrivesc cel mai bine nevoilor companiei voastre. Romanian Software este unul dintre liderii pe piata din Romania in domeniul dezvoltarii si implementarii de solutii sofware in domeniul resurselor umane. Prin platforma HR colorful.hr, compania ofera servicii de externalizare a salarizarii si administrarii de personal, dar si servicii de consultanta in domeniul legislatiei si fiscalitatii muncii.

VEZI 👉 PLATFORMA HR COLORFUL.HR

Pe langa produsele si serviciile pe care furnizorii le ofera clientilor sai, e bine sa cautati si sa analizati ofertele acelor companii care au experienta in HR, care au dovedit o buna cunoastere a modelelor de business din industrie si care va pot oferi servicii flexibile.

Dupa ce ati realizat o lista scurta cu furnizorii de servicii, cautati si cereti recomandari despre acestia clientilor care au lucrat cu ei, cititi review-uri si comentarii despre serviciile oferite pe retele de socializare, forumuri sau alte platforme din industrie.

Ceea ce spun clientii despre ei poate fi de ajutor in decizia voastra de colaborare, deoarece demonstreaza, intr-o anumita masura, calitatea colaborarilor pe care le stabilesc. In majoritatea cazurilor, clientii multumiti recomanda mai departe furnizorii cu care colaboreaza, iar astfel de actiuni sunt foarte utile potentialilor colaboratori.

Responsabilitatea furnizorului

O companie cu expertiza in domeniul resurselor umane, cu experienta in lucrul cu volume mari de munca, in industrii si pe modele diverse de business, va ajuta cu cele mai bune solutii si sfaturi pentru deciziile afacerii voastre.

De asemenea, erorile in procesare sau de interpretare a unor situatii delicate de munca sau legislatie, ce pot aparea in absenta personalului bine specializat, vor fi eliminate prin transferul riscurilor catre acest furnizor extern. Veti evita astfel posibile amenzi sau litigii si va veti putea concentra pe aspectele cheie ale business-ului, pe dezvoltarea unor strategii care sa aduca plusvaloare companiei.

Trebuie doar sa va asigurati ca alegerea furnizorului este cea mai potrivita, ca acesta din urma corespunde nevoilor companiei voastre, ca intelege foarte bine modelul de afaceri si obiectivele firmei si ca va livreaza, in final, serviciile necesare in vederea concentrarii pe alte procese importante din HR.

De altfel, mentinerea unei colaborari benefice cu furnizorul extern consta intr-un dialog deschis, transparent si corect, in furnizarea cu sinceritate si promptitudine a informatiilor solicitate in vederea mentinerii unei relatii castigatoare pentru ambele parti.

O data cu outsourcingul proceselor de HR catre un furnizor specializat in acest domeniu, nu va mai ramane decat sa urmariti efectele acestei colaborari, sa imbunatatiti (daca est cazul) serviciile si produsele puse la dispozitie, si sa masurati rezultatele reflectate in activitatea companiei voastre.

Pentru a va face o impresie corecta, va trebui sa acordati un timp de minimum 3-6 luni, pentru procesele mai complexe care vizeaza compania. In cazul in care obiectivele voastre de business nu sunt inca atinse sau nu se indreapta spre directia dorita, iar externalizarea serviciilor nu v-a ajutat foarte mult in dezvoltare, comunicati acest lucru furnizorului, iar daca lucrurile nu pot fi imbunatatite, nu ezitati sa schimbati agentia, indreptandu-va spre o alta companie, mai pregatita din acest punct de vedere.

Citeste si: Cum iti convingi sefii sa externalizeze procesele de HR in plina pandemie de COVID-19

Fii la curent cu ultimele noutati in Business si HR!

Daca esti antreprenor, manager sau specialist HR, nu trebuie sa ratezi cele mai utile informatii pentru a creste o echipa productiva si multumita!

Daca ti-a placut articolul, lasa-ne o parere.
Average rating: 5
Colorful.hr
Software in Cloud pentru un HR inteligent, ce te ajuta sa trimiti automat comunicarile catre Revisal.

Descopera colorful.hr

Software in Cloud pentru un HR inteligent

  • Salarizare: soft calcul salarii, Revisal automat
  • Pontaj electronic si gestiune concedii
  • Administrare de personal
  • Rapoarte si statistici HR
  • Dosarul electronic al angajatului
  • Recrutare angajati si management personal
Vezi detalii
Articole Similare

RECOMANDARE

Webinar Legislație

Află cum poți simplifica procesele de resurse umane, repetitive și consumatoare de timp folosind tehnologia. Experți în resurse umane și legislație vin cu cele mai bune sfaturi.

Vezi detalii

Mulțumim pentru răspuns!Persoanele cu profilul tău sunt interesate de următorul material:

Află cum poți simplifica procesele de resurse umane, repetitive și consumatoare de timp folosind tehnologia. Experți în resurse umane și legislație vin cu cele mai bune sfaturi.

Vezi detalii

RECOMANDARE

Ghid pentru alegerea unui soft de HR

Alegerea unui soft pentru HR poate fi ușoara, dacă urmezi pașii corecți! Descarcă ghidul GRATUIT!

Mulțumim pentru răspuns!Persoanele cu profilul tău sunt interesate de urmatorul material:

Ghid pentru alegerea unui soft de HR

Alegerea unui soft pentru HR poate fi ușoara, dacă urmezi pașii corecți! Descarcă ghidul GRATUIT!