Productivitatea echipei in sistem de munca hibrid – Infografic

Timp citire: 9 minute

Business-urile incep sa revina incet, incet la ritmul de lucru de dinainte de pandemie si multe aspecte sunt inca in proces de “aranjare”. Un lucru este cert: experimentul munca de acasa va aduce schimbari importante in modul in care lucrul la birou este perceput de angajati si angajatori. Daca unele companii au inceput deja activitatea in echipe restranse la birou, altele au mai prelungit munca de acasa cateva luni. Motivele sunt intemeiate: vor sa fie sigure ca isi protejeaza angajatii, vor sa modifice spatiile de lucru sau, pur si simplu, vor sa reduca cheltuielile.

S-a scris mult despre munca de acasa in ultimele luni, suficient cat sa ne obisnuim cu gandul ca, cel mai probabil, aceasta o sa devina noul “normal” si ca avem la indemana cea mai importanta resursa care ne permite sa lucram de acasa la fel de bine ca de la birou: tehnologia. Trebuie doar sa alegem instrumentele digitale care ne pot ajuta sa fim eficienti si productivi in timp ce ne dedicam proiectelor care aduc plus valoare.

Adevarata provocare privind productivitatea echipei apare, insa, in cazul firmelor care lucreaza atat cu angajati remote, cat si cu angajati care se intorc la birou, in etape sau prin rotatie. Cum gestionezi intreaga echipa, cum ii asiguri productivitatea, ce solutii software ar fi bine sa ai la dispozitie, cum ii ajuti pe angajati sa comunice eficient, fara sa fie bulversati de noile schimbari si incertitudini?

Echilibrul este cheia

Inainte de a decide ce angajati se intorc la birou, discuta cu fiecare in parte. Poate sunt unii angajati care au intrat in rutina lucrului de acasa si se simt mai eficienti asa, altii prefera sa munceasca de la domiciliu pentru ca se bucura ca orele pe care nu le mai petrec in trafic si pe care le dedica familiei sau hobby-urilor. Pe de alta parte, altii poate abia asteapta sa revina la birou si sa se reintalneasca cu colegii. Oricum ar fi, modul de management al situatiilor trebuie sa fie diferit.

Un studiu realizat recent de 7Card arata ca managerii lucreaza mai mult in aceasta perioada si sunt mai dornici sa se intoarca la birou decat angajatii aflati in functiile de executie: 59% fata de 51%.

Citeste si: Cum va schimba criza de coronavirus piata muncii

Aproape de la distanta, cu ajutorul softurilor HR

Un software de pontaj este usor de folosit, ofera o transparenta asupra proceselor si elimina erorile de raportare. Practic, este un “ochi” critic peste marea de date cu care lucreaza expertii din domeniul resurselor umane. Tot ce trebuie sa faca angajatii tai este sa introduca in sistem datele privind orele de lucru si activitatile realizate, iar softurile pot genera usor statele de plata. Tu ai in permanenta o evidenta a fluxului si poti avea acces facil la rapoarte, indiferent de momentul din zi in care ai nevoie. Acum, mai mult ca niciodata, vei aprecia cat de usor este sa filtrezi datele in functie de indicii de raportare: in functie de clienti, activitati ori proiecte noi, pentru a tine in frau cheltuielile pana cand situatia economica se va stabiliza.

👉 AICI SOFTWARE PONTAJ

Si nu uita ca, la birou, orice angajat poate oricand sa vorbeasca cu managerul direct ori chiar cu CEO-ul in timpul unor sesiuni de tip “skip level”, dar pentru cei care lucreaza de acasa, situatia este mai complicata. O aplicatie de employee self service, cu acces la un chat intern, ii ajuta pe angajati sa vorbeasca direct cu managerii sau colegii.

Tehnica de ultima generatie pentru munca remote

Munca de acasa nu inseamna doar gasirea unui echilibru intre viata personala si orele de lucru, ci este nevoie si de identificarea echipamentelor potrivite. Mai mult ca oricand, acum se pune accentul pe siguranta datelor gestionate prin intermediul retelei de internet si pe accesul la infrastructura IT a companiei, precum si pe investitiile in protectia anti-virus. Cele mai recente date citate de Reuters arata ca, la nivel global, numeroase firme au crescut bugetele dedicate segmentului IT, de la 1% din total la 30%.

Ai grija, asadar, ca orice proiect, tranzactie si discutie dintre membrii echipei sa se desfasoare in conditii de maxima siguranta. Asigura-le laptop, telefoane, internet, daca munca o cere. Nu te poti astepta ca acestia sa aiba acasa toate echipamentele pe care lucrau de la birou si la fel de bine securizate.

Cum gestionezi munca la distanta

Mai simplu decat crezi – cu un sistem HR inteligent, pe care il poti alege in functie de numarul de angajati pe care ii administrezi. Pentru companiile cu peste 30 de angajati, un pachet de solutii software ar trebui sa cuprinda: un soft de managementul personalului, un soft de pontaj, unul de managementul documentelor, un soft pentru spatiul personal al angajatului (employee self service) si un soft de calcul salarii.

VEZI 👉 PACHETE DE SOLUTII SOFTWARE

Un modul pentru managementul personalului este o arhiva digitala a fiselor angajatilor si contine nu doar informatii personale legate de date familiale ori hobby-uri, ci si informatii despre competentele si abilitatile oamenilor din echipa. In felul acesta, specialistii HR si managerii stiu concret ce experienta profesionala ori certificari a adunat fiecare angajat in parte si pot redistribui usor responsabilitatile daca situatia o cere.

Aplicatia de pontaj te ajuta sa gestionezi eficient orele de lucru ale angajatilor si zilele de concediu si sa calculezi corect salariile, pentru ca softul de pontaj poate fi integrat automat cu aplicatia de salarizare.

Ai grija de moralul angajatilor

Poate ca angajatii care se intorc la birou au parte, din nou, de mici “avantaje”, precum o cafea calda, fructe proaspete sau masa de pranz. Ce faci cu cei de acasa, cum ii motivezi? Cheia unei echipe sudate si puternice este comunicarea. Nu uita sa vorbesti des cu angajatii, sa tii cont de parerile tuturor si sa recunosti meritele celor care fac performanta. Echipa trebuie sa te vada cat mai des, asa ca organizeaza constant sesiuni de lucru si de socializare, iar daca este vorba despre sedinte, ele se pot organiza foarte usor folosind platforme ca Zoom, BlueJeans ori Google Hangout.

Oricat efort ai depune, nu este posibil sa gestionezi fiecare aspect din munca angajatilor, fie ca lucreaza de acasa sau de la birou. Asa ca poate ar fi mai bine nici sa nu incerci sa controlezi totul, ci sa te uiti cu atentie la activitatea desfasurata de fiecare versus orele lucrate si rezultatele obtinute. Fii flexibil si nu sta mereu cu ochii pe ceas, da libertate angajatilor sa isi gestioneze singuri programul de lucru si sa stabileasca o noua rutina impreuna cu ceilalti colegi, care lucreaza de la birou. Nu exista nicio reteta a succesului, trebuie doar sa ai rabdare, sa testezi mai multe variante si apoi sa evaluezi productivitatea oamenilor si sa gandesti noi masuri. In mod cert insa, instrumentele tehnologice si digitalizarea te vor ajuta de minune sa ai cat mai putine dureri de cap in noua etapa a pandemiei: post-izolarea.

Citeste si: Cum pregatim intoarcerea la munca: oportunitati pentru a crea un spatiu de lucru optimizat

Sursa Foto: Unsplash.com