Cum alegi cel mai bun soft de administrare a personalului. 5 beneficii pe care le are compania

Oamenii sunt resursa cea mai de pret intr-o companie si fiecare afacere, oricat ar fi de mica, are nevoie sa aleaga si sa administreze cele mai bune oferte din piata, pentru a ramane competitiva. Dar in epoca internetului si a cloud-ului, inca mai sunt companii care pastreaza datele angajatilor in Excel, documente Word sau pe post-it-uri lipite de ecranul calculatorului, de aceea, alegerea unui soft pentru managementul personalului este foarte importanta si necesara, mai ales ca accesul la astfel de programe este simplu, iar beneficiile sunt infinite.

Avantajele unui soft de administrare a personalului

Eficienta in administrarea personalului. Este, poate, cel mai la indemana beneficiu pe care il poate avea un soft de management al personalului intr-o companie. Daca firma depaseste cateva zeci de angajati, administrarea lor poate deveni un cosmar, iar solutiile clasice sunt ineficiente si anevoioase, in contextul deselor modificari legislative sau ca urmare a cerintelor salariatilor. Chestiuni simple ca administrarea zilelor de concediu, eliberarea de adeverinte sau evidenta orelor lucrate vor consuma mult prea mult din timpul departamentului de resurse umane, care va deveni ineficient.

Reducerea costurilor. Pe langa faptul ca un soft de administrare de personal ajuta la rezolvarea chestiunilor care tin de HR intr-un timp mai scurt, implemenarea unui astfel de sistem va ajuta compania sa taie din cheltuieli, la propriu. Daca intr-o companie, un angajat al departamentului de resurse umane are in administrare in jur de 100 de salariati, dupa implementarea unei solutii computerizate de management s-a demonstrat ca acelasi angajat se va putea ocupa de pana la 140 de salariati. Rezulta costuri mai mici cu angajatii din departamentul de HR.

Limitarea accesului la informatii confidentiale. Pastrarea pe hartie a datelor despre angajati va ingropa departamentul de resurse umane, mai devreme sau mai tarziu, in mormane de dosare si va face tot mai putin posibila limitarea accesului la informatii cu caracter personal. Softurile de management al salariatilor sunt concepute sa ofere securitate in pastrarea datelor si sa permita accesul doar persoanelor desemnate sa lucreze cu aceste informatii.

Eliminarea riscurilor. Intr-o disputa legala cu un angajat, un soft de management al personalului poate fi un atu pentru dovedirea unor fapte in fata avocatilor sau a instantei. De exemplu, daca un angajat sustine ca nu a fost informat cu privire la o decizie sau o situatie care a generat conflictul, acest lucru poate fi dovedit prin intermediul programului de administrare a personalului, care inregistreaza toate mesajele si comunicarile facute catre angajati.

Ofera securitate si posibilitatea recuperarii datelor. Cat de sigura este pastrarea informatiilor despre angajati intr-un simplu fisier in Excel? Cine are acces la ele si cum afli daca cineva a vrut sa le acceseze fara sa aiba permisiunea? si, mai ales, cum recuperezi datele in cazul unui eveniment neplacut, cum ar fi o inundatie sau un incendiu? Softurile moderne de administrare a personalului ofera raspunsuri si solutii la fiecare dintre aceste intrebari. Informatiile sunt stocate pe servere sau, mai nou, in cloud, astfel incat recuperarea lor in caz de calamitate sa se faca foarte usor.

Cum alegi cel mai bun soft de administrare a personalului?

Are o interfata simplu de folosit. Managerii de resurse umane nu sunt experti in IT si programare. De aceea, cu cat aceste softuri sunt mai intuitive si mai simple, cu atat vor avea mai mult succes. Aplicatiile trebuie sa aiba o centralizare a tuturor comenzilor pe o pagina de unde pot fi accesate foarte usor toate informatiile de care ai nevoie. Liste, tabele, linkuri catre datele personale ale angajatilor, administrarea timpului si pontaje, toate trebuie sa fie amplasate intuitiv si usor de gasit din doar cateva comenzi.

Ofera acces usor la raportari. De cele mai multe ori, departamentele de resurse umane au nevoie de rapoarte pe diferite situatii, de la statistici privind recrutarile si pana la contractele de munca terminate. De aceea, accesul facil la astfel de rapoarte ori de cate ori este necesar si transferul simplu de date sunt cateva dintre atuurile pe care trebuie sa le aiba un astfel de soft.

Se actualizeaza continuu. Domeniul administrarii resurselor umane este unul intr-o continua schimbare, drept urmare asa ar trebui sa fie si softurile de management de personal. Orice modificare legislativa sau schimbare pe care o face angajatorul in interiorul companiei ar trebui sa poata fi foarte usor intregrata in aplicatia de administrare a angajatilor. Cele mai bune softuri sunt cele care pot fi actualizate si imbunatatite frecvent.

Ofera asistenta tehnica in timp real. Nimic nu este mai suparator pentru un manager de HR decat limitarea accesului la informatiile de care are nevoie din cauza unor erori de sistem, pe care nu stie cum sa le rezolve. De aceea, in alegerea aplicatiei pentru managementul personalului, un cuvant greu de spus il are si posibilitatea de a primi asistenta tehnica in timp real si in mod constant.

Poate fi probat inainte de a fi achizitionat. Orice firma de software care se respecta ofera clientilor posibilitatea de a proba produsul pe care doreste sa-l achizitioneze. In cazul unei aplicatii de managementul personalului, perioada de proba este foarte importanta, pentru ca ofera clientului posibilitatea de a personaliza programul dupa propriile nevoi si poate primi in viitor varianta care i se potriveste cel mai bine.