ALTEX

Administrarea de personal, gestiunea timpului si salarizarea

Tot procesul de administrare personal si salarizare este sustinut de catre specialistii Romanian Software, care pregatesc documentele necesare angajarii si incetarii activitatii in cadrul Altex, asigura consultanta pentru reprezentantii Altex cu privire la aspecte legate de legislatia muncii si taxare si pregatesc o serie de rapoarte solicitate de catre client. Aplicatia de administrare personal este pusa la dispozitia companiei, prin aceasta interfata reprezentantii departamentului de HR din cadrul Altex avand posibilitatea de a genera documente si rapoarte necesare si putand consulta in tabloul de bord notificari privind termene limita, precum si statistici privind personalul, necesare pentru decizii de business. Pontajul si cererile de concedii se completeaza direct in magazinele Altex si se transfera, ca urmare a unui flux de aprobare, direct in aplicatia de calcul salarial. Pentru o comunicare eficienta cu reteaua de magazine, fiecare director de magazin are acces la platforma si toate modificarile contractelor salariatilor din retail (salariu, functie, departament) sunt transmise printr-un flux catre HR, iar dupa aprobarea acestora se aplica direct modificarile in softul de administrare personal si se transfera automat in aplicatia de calcul salarial.

Toate aceste fluxuri automate, cu aprobari, asigura un bun control al miscarilor de personal, modificarilor de contracte si ofera HR-ului in timp real situatia din magazine.

Solutia software pentru procesele de recrutare, training si evaluare

Recruitment & Selection Management (Hire) – Implementarea solutiei s-a realizat in etape, incepand-se cu solutiile de administrare personal si calcul salarial si a continuat cu implementarea aplicatiilor de evaluare, recrutare si training. In ceea ce priveste recrutarea, Altex a ales sincronizarea automata cu website-urile de recrutare www.ejobs.ro si www.bestjobs.ro. Procesul de recrutare este particularizat, pentru pozitiile din Retail, etapele de selectie fiind diferite de cele utilizate pentru selectia candidatilor care aplica la roluri administrative. Pozitiile pentru care este necesara recrutarea frecventa sunt definite in „libraria” standard, cu responsabilitatile, cerintele si etapele particulare ale acestora, precum si competentele specifice, necesare pozitiei, care se evalueaza in procesul de selectie de catre recrutor. Pozitiile de suplimentare sau inlocuire sunt identificate de catre manageri, care au posibilitatea sa lanseze cereri de recrutare prin intermediul paginii personale din cadrul platformei. In baza cererilor primite de la manageri, HR-ul lanseaza proiectele de recrutare, publica anuntul pe website-urile de recrutare direct din aplicatie si CV-urile aplicantilor la pozitiile respective se importa automat la intervale prestabilite in Hire, urmand a fi analizate de recrutori. In timpul procesului de selectie, Departamentul de resurse umane din cadrul Altex are posibilitatea de a dialoga direct cu actualii candidati, de a le trimite email-uri (se pot defini template-uri care preiau detaliile personale ale salariatului) si teste de cunostinte (formulare standard de testare se pot defini pentru fiecare pozitie). Toate detaliile unui candidat implicat intr-un proces de recrutare in cadrul Altex (rezultatele testelor de cunostinte, a testului de competente, comentariile recrutorului) vor ramane stocate in baza de date si pot fi consultate ori de cate ori persoana aplica din nou pentru o pozitie in cadrul companiei. Statisticile disponibile in aplicatie reflecta detalii despre candidatii angajati pe surse de recrutare, performanta recrutorilor ca durata medie de acoperire a unei pozitii si volumul unui recrutor intr-o anumita perioada.

Performance Management (Eval) – Evaluarea personalului din cadrul Altex se efectueaza in mod diferit, fiecare categorie din Retail avand competente si obiective diferite, ce se urmaresc intr-o perioada de evaluare. Pentru a reflecta corect particularitatile fiecarei pozitii in evaluare, s-au definit modele multiple ce evalueaza populatii omogene de salariati, in functie de rolul intern. Evaluarile urmeaza un flux, in cadrul caruia competentele definite se evalueaza de catre manageri prin intermediul paginii personale, iar rezultatele pentru obiectivele urmarite se importa (fiind extrase din alte aplicatii specifice) cu ajutorul unei interfete specializate de „import custom”. La final, scorul se calculeaza automat in functie de ponderea fiecarei competente si obiectiv in importanta evaluarii.

Training Management (Training) – Aplicatia permite atat gestionarea de cursuri si sesiuni organizate pentru salariati, cat si construirea de cursuri online, ce pot fi accesate de catre salariati din pagina personala prin intermediul platformei. Participantii la o sesiune de curs organizata de HR primesc notificare pe email si se inscriu la sesiunea respectiva din pagina personala, confirmand astfel participarea. Dupa finalizarea unei sesiuni, salariatii au disponibile in aplicatie formulare de feedback privind calitatea unui curs, iar ca urmare a completarii acestora, se vor putea consulta de catre HR statistici privind calitatea cursurilor pentru fiecare sesiune, furnizor sau domeniu de curs. Rezultatele cursurilor care nu se sustin direct din platforma se importa cu ajutorul unei interfete customizate, pentru a se stoca detaliile privind evolutia salariatilor, in urma cursurilor parcurse. De asemenea, departamentul de Resurse Umane are acces la statistici privind rezultatele cursurilor, calitatea unui training sau bugetele investite in invatare pe domenii sau departamente. Toate aceste informatii sunt disponibile in aplicatie pentru o anumita perioada, selectata de catre utilizator, pentru analize strategice de HR.

Mihaela Grigoriu, HR Business Partner al ALTEX Romania, declara urmatoarele despre relatia construita cu noi: „Consideram ca parteneriatul dintre Altex si Romanian Software este unul de succes, bazat pe promptitudine, eficienta si economie de bani. In primul rand, fluxurile noastre au fost automatizate, iar gestionarea informatiilor din magazine a fost eficientizata. Acum, toate miscarile de personal din magazine sunt operate in timp real, direct de catre directorii de magazine si vizibile in timp real in interfetele noastre, in toate rapoartele si listele disponibile. Acest lucru ne da in permanenta o imagine foarte clara asupra a ceea ce se intampla in teritoriu. Am externalizat toata practica de salarizare si administrare si ori de cate ori avem nevoie de anumite rapoarte specifice le solicitam celor de la Romanian Software si le primim in cel mai scurt timp posibil, in plus, consultantii Romanian Software ne tin la curent cu modificarile legislative si cunoastem astfel din timp care este impactul acestora asupra companiei.”