Care sunt cele mai eficiente strategii de onboarding pentru a integra cu succes noii angajati

In ultimii ani, departamentele de resurse umane au inceput sa fie tot mai interesate si, prin urmare, sa depuna tot mai multe eforturi pentru a le crea noilor angajati experiente cat mai placute in prima de zi de lucru la noul birou. In multe companii exista proceduri clare pentru onbording, care sunt revizuite periodic, pe baza feedback-ului primit de la angajati si manageri, in asa fel incat experienta de viata din compania respectiva sa fie cat mai placuta, inca de la bun inceput. Va prezentam mai departe o lista strategii eficiente de onboarding pentru a avea integrari de succes:

Tactici eficiente de onboarding

1.     Logistica

In primul rand, cu cel putin o saptamana inainte ca noul angajat sa ajunga in companie, este necesar sa va asigurati ca acesta va avea biroul pregatit, va avea acces la sistemele interne, va avea adresa de email, calculatorul sau laptopul, telefonul de serviciu, daca este cazul, sunt comandate, iar cineva din interior se va ocupa de el in prima zi si in zilele urmatoare ca sa il familiarizeze cu locul de munca si sa ii raspunda la orice fel de intrebari va avea. In unele companii, perioada de adaptare, in care este necesar un ”buddy” este estimata la 30 de zile, in altele la trei luni, iar in multe firme ajunge pana la un an si chiar mai mult;

2.     Pachetul de bun venit

Sunt companii care le ofera noilor salariati un pachet de bun venit, care include pe langa manualul angajatului, articole gratuite de birotica si papetarie, articole de imbracaminte, bilete sau invitatii la evenimente sportive si/sau culturale si asa mai departe;

3.     Prezentarea echipei

In prima zi de lucru la noul birou, noului angajat i se va organiza in mod obligatoriu un tur al biroului, va merge sa manance masa de pranz cu noua echipa si il va cunoaste pe cel care ii va fi coach sau mentor si care il va ajuta sa se adapteze la cultura organizationala. Deschidem o paranteza pentru a mentiona ca puteti organiza chiar o mica receptie in onoarea noului angajat. Sunt companii care chiar fac asta pentru ca o mica receptie destinde atmosfera si ajuta la familiarizarea rapida a acestuia cu organizatia si a organizatiei cu el. Mai departe, daca merge in training, este recomandat ca la finalul noii saptamani, seful sau direct sa aiba o intalnire fata in fata cu noul angajat pentru a primi feedback si a afla daca exista probleme care necesita rezolvare;

4.     Aplicatii de onboarding

Tot pentru prima zi de lucru, sunt companii care folosesc aplicatii de onboarding, si chiar si de pre-boarding si offboarding, pentru a usura integrarea rapida a noului venit si altele care ii trimit un mesaj de bun venit si, de asemenea, le trimit in prealabil colegilor acestuia o prezentare despre noul angajat, cu o fotografie inclusa, ca sa se familiarizeze rapid cu el. Unele aplicatii de HR ofera si un spatiu personal al angajatului, unde isi poate vedea datele personale, fluturasul de salariu, si poate depune cereri de concediu, fara a mai fi nevoie sa apeleze la departamentul HR. De asemenea, sunt platforme care faciliteaza colaborarea si comunicarea intre angajati, eliminand barierele de spatiu sau ierarhice.

In ceea ce priveste pre-Boarding-ul, sunt firme care desi folosesc si aplicatii pentru asta, utilizeaza si mesajele personale. De exemplu, o surpriza oferita noului angajat, un mesaj de felicitare de la managerul direct, un buchet de flori insotit de o nota personala pot fi elemente care sa reduca mult din anxietatea viitorului angajat legata de noul job. Aici va puteti gandi la mai multe variante, in functie de bugetul pe care il aveti si puteti alege orice fel de act de apreciere care va trece prin minte;

5.     Mesaj de bun venit

Mesajul de bun venit pentru noul angajat, indiferent daca este trimis printr-o aplicatie sau pe email  contine, de regula, informatii despre programul de lucru, pachetul de servicii medicale, date de contact pentru membri echipei si o invitatie la cafeaua de dimineata in prima zi de lucru si/sau la luat pranzul impreuna;

6.     Implicarea echipei

De asemenea, unele companii implica in procesul de integrare a oricarui nou angajat mai multe persoane, in afara de coach/mentor/buddy si de seful direct. In cadrul departamentelor de resurse umane, au angajati care sunt lideri de integrare si care il ajuta pe noul salariat sa se acomodeze si sa se integreze. Mai mult decat atat, liderii de integrare il evalueaza pe noul salariat si ajuta la diminuarea punctelor slabe ale acestuia.

7.     Shadowing si training

Daca nu exista o perioada de training pentru noul angajat, acesta va avea parte de shadowing/training on the job si de o intalnire cu toata echipa in prima zi sau in prima saptamana pentru prezentarea obiectivelor acesteia si a celor individuale;

8.     Prezentarea valorilor companiei

Este foarte important ca noul angajat sa inteleaga inca de la inceput care sunt valorile companiei pentru care lucreaza si, de asemenea, sa vada ca noul angajator este preocupat de mentinerea echilibrului dintre viata personala si viata profesionala;

9.     Mentorat si coaching

Daca vrei sa pastrezi angajatii implicati si motivati, este vital sa stai de vorba cu ei de la bun inceput despre planurile lor de cariera si sa le prezinti care sunt oportunitatile de dezvoltare din compania pe care au ales-o. Aceasta conversatie ar fi bine sa fie purtata in prima luna dupa angajare, iar in cadrul ei este important sa afli unde se vede noul angajat, de ce resurse si de ce sustinere are nevoie pentru a ajunge acolo;

10.  Comunicarea cu departamentul de HR

Sunt foarte multe informatii cu care noul angajat este bombardat in perioada de dinainte de angajare (uneori) si imediat dupa angajare, iar pentru a preveni situatia in care nu le poate procesa pe toate, departamentul de resurse umane poate intui acele intrebari cheie, pe care le poate avea si poate inregistra niste video-uri cu titluri sugestive care sa ii raspunda la ele;

11.  Explicarea rolului in companie

Nimic nu inspira mai mult pe cineva decat prezentarea unui viziuni. Fiecarui nou angajat este important sa ii explici care este sensul muncii sale, care sunt beneficiile pe care compania le aduce in lume si care este in definitiv lumea pe care vrea sa o construiasca.

In plus, povestile pe care ni le spunem si pe care ni le spun altii pot fi deseori surse de inspiratie. De aceea, specialistii in psihologie organizationala sunt de parere ca un mesaj de bun venit de la echipa care sa includa povesti care definesc cultura si sufletul organizatiei poate fi, de asemenea, un bun cadou si o oportunitate fantastica de integrare.

12.  Plan de dezvoltare profesionala

Sunt companii care pentru a ajuta foarte mult noii angajati sa creasca, sa inteleaga avantajele de crestere pe care noul angajator i le poate oferi, ii stabilesc acestuia in primele 90 de zile intalniri cu diversi lideri din companie. In felul acesta, diversitatea celor cu care interactioneaza creste, se pot lega noi idei si noi proiecte, poate intelege mai bine modul in care poate evolua. Aceasta este si o strategie excelenta pentru retentie.

In concluzie, atunci cand vine vorba de constructia unei echipe minunate, chiar daca gasesti persoana potrivita, este important sa o implici si sa o motivezi de la bun inceput in legatura cu munca pe care o are de facut. In caz contrar, exista riscul destul de mare ca noul angajat sa plece la o companie concurenta chiar la scurt timp dupa ce a ajuns la tine.