Ce este balanta contabila si cat de importanta este pentru firma ta

Daca doresti sa ai o privire mai detaliata asupra afacerii tale sau asupra afacerilor partenerilor tai, atunci poate ca ti-ar fi de folos cateva informatii despre balanta contabila.

• • • Ce este balanta contabila
    • Citirea balantei contabile
    • Verificarea balantei contabile

Ce este balanta contabila

Balanta contabila este un document cu ajutorul carora contabilii pot verifica exactitatea si corectitudinea inregistrarii conturilor unei firme. De aceea, mai este numita si balanta de verificare. 

Acest document are la baza principiul dublei inregistrari, conform caruia fiecare operatiune economica este inregistrata in doua conturi interdependente. Suma operatiunii economice apare in registru atat ca debitul unui cont, cat si sub forma creditului unui alt cont. Altfel spus, orice suma este notata atat ca „intrare”, cat si ca „iesire”, reducand astfel posibilitatea erorilor de ingresitrare.

Tipuri de balante contabile

Exista doua tipuri de balante contabile:

• balanta sintetica – in care sunt prezentate conturile fara a detalia componenta lor;
• balanta analitica – prezinta conturile in mod detaliat.

In timp ce o balanta sintetica iti poate arata o suma globala pe care trebuie sa o platesti, o balanta analitica iti arata in mod detaliat toti creditorii si cat trebuie sa platesti fiecaruia (totalul platilor insemnand acea suma globala).

De asemenea, balantele de verificare pot fi clasificate si dupa numarul de egalitati pe care le contin: 

• balanta cu o singura egalitate – verifica fie egalitatea sumei creditorilor cu cea a debitorilor, fie egalitatea soldurilor acestora;
• balanta cu doua egalitati – verifica atat egalitatea sumelor, cat si a soldurilor debitorilor si creditorilor;
• balanta cu trei egalitati – verifica egalitatea soldurilor initiale debitoare si creditoare, egalitatea rulajelor debitoare si creditoare si, la final, egalitatea soldurilor finale debitoare si creditoare;
• balanta cu patru egalitati – indeplineste functiile tuturor celorlalte balante, verificand egalitatile sumelor precedente, ale rulajelor curente, ale sumelor totale si ale soldurilor finale creditoare si debitoare.

Balanta cu patru egalitati este considerata cea mai completa metoda de verificare economico-financiara a unei intreprinderi comerciale.

Cum se intocmeste balanta contabila

O balanta contabila cu patru egalitati se va realiza sub forma unui astfel de tabel:

Desigur, astazi exista numeroase programe care ii ajuta pe contabili sa-si faca munca mult mai usor, dar si mai rapid. Sumele totale rezulta din adunarea sumelor precedente cu rulajele, pe cand soldurile finale reprezinta diferenta dintre debitul si creditul sumei totale, ceea ce iti spune daca firma ta a inregistrat pierderi sau profit.

Clasele de conturi evidentiate de balanta contabila

Balanta contabila poate fi folosita pentru a evidentia sapte clase de conturi, grupate astfel datorita caracteristicilor lor comune.

• Clasa 1 – reprezinta capitalul social, dar si rezervele companiei. Prin verificarea contului 121 ”Profit sau Pierdere”, poti afla daca intreprinderea ta face profit (daca o suma este inregistrata pe credit) sau se afla in pierdere (daca o suma este inregistrata pe debit);
• Clasa 2 – se refera la imobilizarile societatii si la stadiul amortizarii acestora. Daca pe coloana Solduri finale sunt egale sumele debitului si ale creditului, atunci inseamna ca ai reusit sa amortizezi integral imobilizarile companiei.
• Clasa 3 – reuneste conturile de materii prime, marfuri, materiale auxiliare sau consumabile si alte obiecte cumparate sau produse de intreprindere. Aici, sumele din coloanele de debit reprezinta achizitii, pe cand cele din coloanele de credit reprezinta descarcarea marfurilor.
• Clasa 4 – grupeaza conturile clientilor, furnizorilor, obligatiile fata de bugetul statului (impozite, TVA, asigurari de sanatate etc.), avansurile, imprumuturile, dar si salariile personalului firmei. Un sold negativ al unui cont de clienti inseamna incasari mai mari decat valoarea facturilor emise, pe cand un sold negativ intr-un cont de furnizori inseamna o plata mai mare decat era necesara.
• Clasa 5 – se refera la conturile de casierie si la cele bancare. Pentru ca soldul final sa fie pozitiv, suma trebuie sa fie mereu pe coloana debit. In acelasi timp, debitul rulajelor reprezinta incasarile, pe cand creditul de pe aceeasi coloana reprezinta cheltuielile. In cazul contului transferurilor dintre casierie si banca, soldul acestuia trebuie sa fie egal cu zero.
• Clasa 6 – Clasa Cheltuielilor – include cheltuielile facute de firma pentru a-si desfasura activitatea. Aceste conturi nu pot avea sold final, cheltuielile putand fi regasite in coloana de debit a rulajelor.
• Clasa 7 – reprezinta veniturile societatii si, la fel ca in cazul conturilor din Clasa 6, nu pot avea sold final. Veniturile vor fi regasite in coloana de credit a rulajelor.

De obicei, aceasta balanta in contabilitate se intocmeste lunar.

Citirea balantei contabile

Citirea balantei contabile este importanta nu doar pentru a-ti analiza indeaproape afacerea, dar si pentru a verifica mai bine datele de afaceri ale firmelor partenere. Pentru a interpreta corect datele balantei, este important sa cunosti clasele conturilor si ce insemna inregistrarea pe Debit si pe Credit in fiecare. 

In acelasi timp, cunoasterea pe dinafara a simbolurilor fiecarui cont va duce la o citire rapida si la depistarea neregulilor. Exemplul pe care l-am folosit mai sus este contul 121 “….”, al carui Credit de la Soldul final arata profitul firmei, in timp ce Debitul de la Soldul final arata pierderile.

Iata si alte exemple de simboluri de conturi si ce reprezinta fiecare:

• contul 211 – debitul reprezinta valoarea terenurilor detinute de societate;
• contul 212 – debitul reprezinta valoarea cladirilor detinute;
• contul 371 – debitul reprezinta marfa aflata la sfarsitul lunii in stoc;
• contul 421 – creditul reprezinta valoarea salariilor;
• contul 4423 – creditul reprezinta TVA-ul pe care firma trebuie sa-l plateasca;
• contul 4424 – debitul reprezinta TVA-ul pe care firma trebuie sa-l recupereze;
• contul 462 – creditul din tabel reprezinta datoria fata de creditori;
• contul 5121 – debitul reprezinta suma din contul bancar.

Poti determina chiar si domeniul de activitate al unei firme, analizand Rulajele conturilor din Clasa 7. O firma de comert va avea rulajele pe credit in contul 707, pe cand o firma producatoare de bunuri va avea rulajele pe credit in contul 701. Firmele care presteaza servicii au rulajele pe credit in contul 704, in timp ce firmele care castiga din studii si cercetare au rulajele pe credit in contul 705.

Verificarea balantei contabile

Citirea atenta a balantei iti poate dezvaluri anumite erori, care indica nereguli de contabilitate. In continuare sunt cateva exemple de corelatii care vor face verificarea mai rapida:

• in balanta trebuie sa fie inregistrate toate clasele de conturi;
• totalurile generale ale fiecarei coloane trebuie sa aiba debitul egal cu creditul – in caz contrar, ai ceea ce se numeste „balanta schioapa”;
• conturile de venituri (Clasa 7) si de cheltuieli (Clasa 6) nu trebuie sa aiba solduri finale;
• soldul final al contului 121 trebuie sa fie egal cu diferenta dintre total sume Clasa 7 si total sume Clasa 6;
• soldul contului 5121 trebuie sa fie conform cu soldul de pe extrasul de cont, in timp ce soldul contului 5311 trebuie sa fie conform cu soldul de pe registrul de casa;
• in cazul conturilor in valuta, soldurile acestora trebuie actualizate la sfarsit de luna, conform cursului valutar BNR din ultima zi a lunii;
• daca firma a inregistrat profit, in balanta trebuie sa figureze contul 1061 – Rezerve legale.

De asemenea, cifrele din balanta sintetica trebuie sa corespunda cu cele din balanta analitica. Nu uita ca balanta contabila este un document important de care vei avea nevoie atunci cand vei dori sa obtii o finantare sau sa iti vinzi afacerea.

Sursa foto: Shutterstock