Mihaela Colesnic, Tax&Legal Manager Romanian Software: Un audit HR si fiscal ajuta firmele sa evite amenzile si plata impozitelor retroactive

Mihaela Colesnic este Tax&Legal Manager la Romanian Software, unul dintre liderii pietei romanesti de solutii software de ultima generatie pentru industria de resurse umane. Cu o experienta de peste opt ani in HR, Mihaela este implicata in activitatea de audit pe care Romanian Software o desfasoara pentru companiile din portofoliu si sustine ca un audit pe documentele de resurse umane, combinat cu unul pe fiscalitate, poate ajuta orice firma sa evite plata amenzilor si a impozitelor impovaratoare, calculate retroactiv chiar si pe cinci ani.

Ce tipuri de consultanta ofera Romanian Software in zona legislativa?

Mihaela Colesnic: In primul rand, oferim servicii de consultanta fiscala. Aici ne axam, in principal, pe consultanta in ceea ce priveste taxarea veniturilor din salarii si a pachetelor de beneficii cu avantaje fiscale sau nu. Apoi, demaram procedura de audit pe partea de fiscalizare a veniturilor din salarii, plus taxarea drepturilor cuvenite din contractele de mandat sau de management. Un alt serviciu pe care il avem in portofoliu se refera la consultanta pentru taxarea expatilor. Ii ajutam pe clientii nostri cu recomandari concrete legate de modul in care se calculeaza impozitele pentru expati si contributiile sociale pentru lucratori atat din UE, cat si din non-UE. De asemenea, oferim si consultanta pentru completarea declaratiei unice pentru cei care au venituri din surse extrasalariale.

In al doilea rand, ne axam si pe consultanta pe dreptul muncii si aici avem o serie de servicii bine definite. Derulam procese de audit pentru dosare de personal, fise de post, regulamente interne si contracte de munca, dar si pentru procedurile de evaluare a salariatilor si pentru pachetele de remunerare si beneficii. Mai exact, fie ne ajutam clientii cu intocmirea acestor materiale, fie le facem doar recomandari si ei si le intocmesc singuri.

Ne puteti da un exemplu de serviciu pe care il oferiti in zona pachetelor de remunerare si beneficii?

Mihaela Colesnic: De exemplu, ne uitam cu mare atentie daca avantajele cu facilitate fiscala sunt introduse corect in contractele cu persoanele fizice si daca acestea beneficiaza sau nu de facilitatile respective.

Ce se poate intampla daca nu sunt introduse corect in contracte?

Mihaela Colesnic: Avem un client pentru care am facut recent un audit pe avantajele cu facilitate fiscala si care in trecut a fost sanctionat aspru in urma unui control. Autoritatile au decis pentru el plata impozitelor, amenzilor si dobanzilor penalizatoare pentru ultimii cinci ani pentru un beneficiu foarte simplu pe care-l oferea angajatilor. Le asigura acestora transportul de la si la munca prin microbuze, numai ca acest avantaj nu era inclus in contractele de munca. Tocmai de aceea ne-a angajat pe noi, pentru a pune impreuna situatia la punct, ca pe viitor sa nu mai aiba astfel de “scapari”.

Care este serviciul pentru care primiti, in prezent, cele mai multe cereri din partea companiilor?

Mihaela Colesnic: Cererea cea mai mare o avem din zona de audit a aplicarii legislatiei muncii combinate cu fiscalizarea. Clientii vor sa afle daca este corect modul in care au lucrat si, mai ales, daca beneficiile pe care ei le ofera angajatilor sunt incluse in contracte in vederea acordarii facilitatilor fiscale, daca este cazul. De asemenea, in ultima vreme, avem multe cereri de audit si recomandari pentru procedurile de evaluare a personalului derulate in companii.

Ne puteti spune cum derulati un audit combo HR+fiscal?

Mihaela Colesnic: Corelam informatiile din zona de personal cu cele din inregistrarile din contabilitate facute de compania respectiva. Unul este auditul fiscal, care se face anual in companiile mari si uneori chiar si in cele medii, si alta este ce facem noi, pentru ca intram mult mai mult in detalii. Verificam atent daca impozitarea s-a facut corect si ce documente are in spate. In felul acesta ne dam seama daca s-au facut erori si facem recomandari pentru a le remedia. Concret, pentru fiecare audit pe care il facem, luam un esantion de tipuri de contracte reprezentative pentru compania-client si analizam cu mare atentie anumite luni din an. De exemplu, o luna reprezentativa intotdeauna, indiferent de industrie, este decembrie, cand se dau diverse beneficii, bonusuri si prime. Verificam modul in care sunt calculate veniturile salariale din decembrie si cum este facuta fiscalizarea lor si, mai ales, ce documente stau in spate.

Cum se desfasoara auditul in zona de evaluare a personalului?

Mihaela Colesnic: Facem audituri ale fiselor de evaluare, ale procesului general de evaluare si chiar si traininguri. Trendul actual in evaluare si directia catre care se indreapta industria se leaga de faptul ca evaluarile nu se mai fac anual, ci au loc chiar si dupa fiecare activitate in parte. De exemplu, avem acum un client cu care lucram, care a implementat un sistem propriu de evaluare, foarte performant. Numai ca acest sistem, desi este extraordinar, nu era utilizat de angajati de cativa ani de zile. Ce facem noi este sa organizam traininguri cu angajatii, de pe diverse niveluri ierarhice, in care le explicam sistemul, sa le raspundem la intrebari si ii ghidam in utilizarea eficienta a acestuia.

Cat de des recomandati auditurile combo HR+fiscal?

Mihaela Colesnic: Auditurile acestea ar trebui sa se faca o data pe an, maximum o data la doi ani, pentru ca sunt verificate dosarele de personal, documentele, modalitatea de aplicare a politicilor de personal si salarizare si felul in care acestea se reflecta in fiscalizare.

Cat dureaza un astfel de audit?

Mihaela Colesnic: In functie de marimea unei companii, un audit poate dura de la o saptamana la maximum doua luni.

Care este principalul beneficiu pe care-l aduce clientilor vostri un astfel de audit?

Mihaela Colesnic: In primul rand, ii fereste de plata amenzilor, dobanzilor si penalitatilor. Apoi, afla daca au procedat acord, iar in caz contrar pot remedia problema. Daca derulezi un audit extern, poti sta linistit ca documentele sunt puse in ordine, iar la un control esti constient de riscurile la care poti fi expus.

Un alt serviciu pe care il oferi in cadrul Romanian Software este legat de cursurile de inspector HR si inspector salarii. Ce ne poti spune despre aceasta activitate?

Mihaela Colesnic: Imi place sa imi pun informatiile si competentele la lucru, in slujba oamenilor, asa ca tin cu mult drag aceste cursuri. De un an, de cand Romanian Software le organizeaza, am avut deja peste 100 de cursanti care au invatat de la A la Z cum se face calculul salarial, cum sa interpreteze legislatia si schimbarile de legislatie, ce sa faca si ce sa nu faca in calitate de inspector inresurse umane.

Cum se deruleaza efectiv un astfel de curs?

Mihaela Colesnic: Intotdeauna este 50% parte teoretica si 50% parte practica. Multi oameni din HR fac lucrurile dupa un sistem mostenit din spate, noi le explicam si cum sa interpreteze legislatia din domeniu. In acest fel, la fiecare modificare de legislatie viitoare, ei stiu cum sa interpreteze si cum sa o aplice in compania lor, stiu de ce fac ceea ce fac, si nu altfel, si se obisnuiesc sa caute in legislatie daca mai au intrebari suplimentare.

Cine se inscrie la cursurile voastre?

Mihaela Colesnic: Vin atat studenti, cat si angajati cu vechime de ani de zile in resurse umane, care vor sa aiba aceasta viziune de ansamblu. Fiecare grupa are maximum 14 participanti pentru a pastra un grad optim de interactivitate. Cursurile se pot urma si “la pachet”, adica ordinea fireasca este de inspector in resurse umane si apoi urmeaza cursul de inspector salarii, pentru ca in felul acesta se pot face si mai multe corelatii.

Citeste si: Tot mai multe companii isi externalizeaza procesele de HR – Care sunt explicatiile specialistilor. Interviu cu Ioana Dumitru, managerul departamentului de externalizare al Romanian Software