7 tipuri de colegi si stilurile lor de raspuns la e-mailuri

Ti se-ntampla sa trimiti un mail important si sa stai cu ochii pe inbox, nestiind la ce sa te astepti? Poate raspunsul vine instant, poate niciodata, sau poate primesti un sec „ok” care te lasa complet in ceata. Fiecare echipa e diversa, iar stilul de comunicare online al fiecaruia (poate) spune multe despre noi. De la cei care raspund la orice mail folosind jargon sofisticat, pana la cei care adauga toata compania in CC, am adunat sapte tipuri de colegi care fac comunicarea interna… memorabila. Hai sa vedem daca te recunosti printre ei.

1) Ultrarapidul

Il stim cu totii, nu? Tipul care pare ca traieste in inbox. Ii trimiti un e-mail, apesi „send” si… BAM! Instant apare raspunsul, de parca avea deja mainile pe tastatura, gata sa iti scrie. Serios acum – cum face asta? Poate are un al saselea simt pentru notificari. Cateodata chiar te intrebi daca nu cumva isi tine telefonul lipit de mana, permanent.

Lasand gluma la o parte, toata lumea vrea un coleg ca el. Nu trebuie sa te stresezi, ca indiferent ce intrebare ii adresezi, stii ca raspunsul vine inainte sa-ti termini cafeaua. Dar hai sa fim sinceri, iti ridica putin stacheta. Dupa ce primesti sapte raspunsuri fulger in aceeasi zi, te simti brusc obligat sa fii si tu la fel de rapid. Presiunea e reala.

2) Maestrul comunicarii pe sarite…

Ah, colegul care pare sa aiba o relatie complicata cu butonul „Reply All”. Trimiti un e-mail intregii echipe, si, dintr-un motiv misterios, doar tu primesti raspunsul. In timp ce restul echipei e complet pe dinafara, tu devii „gardianul” informatiei. Parca e un mic James Bond al comunicarii interne – stie lucruri pe care altii nu le vor afla niciodata… pentru ca pur si simplu uita sa apese acel buton.

Nu-i poti purta pica. Te intrebi uneori daca e doar o scapare nevinovata sau o tentativa de a economisi latimea de banda a internetului… de parca ar salva lumea din umbra! Dar hei, data viitoare cand iti raspunde doar tie la un e-mail important trimis intregii echipe, nu te enerva prea tare. Poate doar vrea sa iti ofere privilegiul de a fi „cel ales” care va lumina restul echipei.

3) … si regele CC-ului

La pol opus, e colegul care nu poate trimite un e-mail fara sa adauge toata firma in CC. Ai o simpla intrebare? In secunda urmatoare, primesti un raspuns si realizezi ca toata echipa de HR, IT si, cine stie, poate si doamna de la curatenie, sunt acum martorii discutiei voastre.

Intentia lui e clara: vrea sa fie „transparent”. Dar ce obtii de fapt e o explozie de reply-uri complet inutile, de la oameni care nici nu ar trebui sa fie in conversatie. Asa ca, in loc sa lamuresti rapid o treaba, trebuie sa faci fata unui intreg lant de e-mailuri, multumita generozitatii lui cu butonul de CC.

4) Minimalistul

Nu-i place sa piarda timpul cu detalii inutile. Ii trimiti un e-mail complex, plin de explicatii si intrebari, si primesti un raspuns format dintr-un singur cuvant: „Ok”. Nu e nimic gresit in asta, dar cateodata ai vrea un pic mai mult context, mai ales cand tu ai scris un roman in cinci paragrafe. Te intrebi ce ar trebui sa intelegi din acel „ok”? E totul in regula? Trebuie sa schimbi ceva? Sau, mai rau, l-a citit macar?

5) Tehnicianul

Exista mereu un coleg care, indiferent de intrebare, iti raspunde folosind termeni care te fac sa ai mai multe nelamuriri decat ai avut initial. Ii ceri ajutorul pentru o problema simpla, iar el iti da un raspuns plin de termeni specializati… adesea fara legatura directa cu intrebarea ta.

Ai inceput cu o intrebare banala si acum te simti de parca trebuie sa faci un curs intensiv de terminologie corporatista doar ca sa intelegi daca trebuie sa completezi un document sau sa iti schimbi cariera. Mai rau, dupa fiecare e-mail de la el, te trezesti ca deschizi Google sa cauti ce inseamna „sinergie scalabila” si de ce ai avea nevoie de ea ca sa trimiti un banal raport.

6) Forwardatorul in serie

Il stii prea bine. Primesti un e-mail si, fara sa deschizi, deja stii ce urmeaza. „FW: FW: FW: Urgent!!!” – si e mereu de la el. Nu conteaza subiectul sau cat de irelevant e mesajul, daca a aterizat in inbox-ul lui, sigur va ajunge si la tine. El nu discrimineaza – trimite totul mai departe, de la anunturi de resurse umane pana la meme-uri dubioase din 2015. Practic, casuta lui de e-mail e doar o statie temporara intr-o lunga calatorie prin adresele de mail ale intregii echipe.

Si culmea e ca uneori nici macar nu se oboseste sa-ti explice de ce a trimis e-mailul. Doar primesti acel „FYI” sec si trebuie sa descifrezi tu mesajul initial. Dar poate ca asta face parte din farmecul lui. Ii place sa impartaseasca, chiar daca tu ai fi preferat sa nu vezi pentru a zecea oara acelasi cat gif.

7) „S-a pierdut prin inbox”

Ii trimiti un mail simplu si astepti linistit un raspuns… dar linistea devine suspecta. Trec ore, zile, poate chiar saptamani, si inca nimic. Cand, intr-un final glorios, iti raspunde, incepe cu: „Scuze, acum am vazut ca mesajul tau a ajuns in spam”.

Ce e mai fascinant e ca nu pare deloc deranjat de faptul ca are 3.000 de mailuri necitite. Poate ca traieste cu convingerea ca mailurile rezolva singure problema daca sunt ignorate destul de mult timp. Cand in sfarsit iti scrie, problema fie a fost deja rezolvata, fie nici nu mai conteaza.

De la haos in inbox la comunicare clara

Fiecare echipa are colegi cu stiluri de comunicare diferite, fapt ce uneori poate face lucrurile mai complicate decat ar trebui. De la mesaje monosilabice la avalanse de forwards, secretul unei bune colaborari este sa creezi un mediu in care comunicarea sa fie clara, deschisa si eficienta.

Aici intervine platforma Enterprise Social Network de la colorful.hr. Gandita special pentru a simplifica procesele de comunicare interna, aceasta conecteaza usor angajatii, indiferent de nivelul ierarhic. Ai tot ce-ti trebuie intr-un singur loc – un spatiu digital in care echipa poate colabora eficient, fara sa se piarda in mailuri inutile. Cu o astfel de solutie, poti reduce haosul din inbox-ul tau si al colegilor si crea un mediu de lucru unde toata lumea este la curent cu ce conteaza.