6 pasi pentru a imbunatati procesul de salarizare

• Pasi pentru a imbunatati procesul de salarizare – actiuni concrete de implementat
  • Simplifica gestionarea pontajului pentru un plus de eficienta in salarizare
  • Implementeaza un program de payroll usor de integrat cu softul de pontaj
  • Fii mereu la curent cu toate noutatile legislative cu impact asupra salarizarii si administrarii personalului
  • Fa optimizari fiscale atunci cand ai posibilitatea
  • Analizeaza taxarea beneficiilor extrasalariale
  • Imbunatateste transparenta si standardizarea salariala
• Ce alte optiuni ai pentru a obtine un proces de salarizare simplificat si eficient?
  • Externalizarea procesului de salarizare
  • Ce activitati asigura o echipa externa de salarizare
• Care pasi pentru a imbunatati activitatea de salarizare a businessului tau iti sunt necesari in acest moment?

Pasi pentru a imbunatati procesul de salarizare – actiuni concrete de implementat

Calculul corect al salariilor este una dintre cele mai importante prioritati ale specialistilor HR din orice companie. Acest lucru asigura ca angajatii sa fie platiti corect si la timp, ceea ce este esential pentru a le mentine satisfactia la locul de munca. Avand in vedere domeniul de activitate al fiecarei companii si numarul de angajati ai acesteia, in procesul de salarizare pot fi intalnite diverse dificultati tehnice sau juridice. Mai mult decat atat, 1 din 4 angajati a experimentat cel putin o data o eroare de calcul salarial, conform unui studiu efectuat de Quickbooks. Multitudinea de schimbari legislative frecvente ce au modificat renumerarea angajatilor part-time, salariul minim brut pe tara sau pachetul de beneficii sunt doar cateva provocari cu care s-au confruntat specialistii HR anul acesta. In acest context, ne propunem sa venim cu solutii practice: 6 pasi pentru a imbunatati procesul de salarizare. 

Citeste in continuare despre actiuni clare pe care le poti implementa in compania ta pentru a reusi sa ai proceduri de payroll eficiente printr-un efort mult mai mic pe termen lung.

• Simplifica gestionarea pontajului pentru un plus de eficienta in salarizare

Problemele aparute in salarizarea personalului incep de cele mai multe ori de la orele pontate incorect. Daca exista ore lucrate in weekend, ore suplimentare, ture de noapte sau ore de munca în perioada sarbatorilor legale, devine imposibila procesarea manuala a unei foi de pontaj intr-un fișier Excel cu o acuratete de 100%. 

In astfel de situatii, un soft de pontaj iti poate salva multe ore de munca si revizuiri asupra orelor lucrate. Softurile de pontaj sunt potrivite pentru organizatii de toate dimensiunile, indiferent de industrie, pentru a asigura acuratetea oricarui tip de ore lucrate si tuturor tipurilor de cereri sau invoiri. De asemenea, permite afacerilor un grad mai mare de control asupra costurilor cu forta de munca, oferindu-le posibilitatea sa creasca productivitatea si profitabilitatea.

• Implementeaza un program de payroll usor de integrat cu softul de pontaj

Adaugarea de interfete software automate, cum ar fi un program de salarizare care sa functioneze integrat cu softul de pontaj ajuta companiile sa devina mai eficiente. Aceste platforme complexe, dar usor de folosit de utilizatorii finali, ofera companiilor instrumentele de care au nevoie pentru a reduce costurile fara complexitatea suplimentara a proceselor manuale consumatoare de timp.

Utilizarea metodelor electronice de implementare a sistemului de salarizare impreuna cu urmarirea automata a pontajului  este modalitatea perfecta de a evita erori de salarizare si de a asigura o raportare exacta. Un software dedicat colecteaza informatii si calculeaza usor si eficient, fara a fi nevoie de introducerea lunara a datelor. Analiza datelor este revizuita in timp real, ceea ce creeaza o procesare mai eficienta si mai precisa a salariilor.

Inainte de a trece la urmatorii pasi pentru a imbunatati procesul de salarizare, ne dorim sa-ti prezentam pe scurt cateva dintre functionalitatile cheie ale unui software de payroll dedicat:

• Este adaptat oricarui tip de contract de munca, fie el CIM, part-time, internship, pentru drepturi de autor, PFA etc.;
• Este integrat cu aplicatia de pontaj, fapt care te ajuta sa preiei orele pontate in aplicatia de salarizare cu un singur click;
• Are „chei de control” pentru mai multă acuratete si precizie, prin care verifici incrucisat datele din aplicatia de payroll si cea de pontaj;
• Este la zi cu toate modificarile legislative pentru a asigura calcule mereu in conformitate cu ultimele schimbari din Codul Muncii si Codul Fiscal;
• Ofera acces la peste 100 de centralizatoare, rapoarte, declaratii, adeverinte sau cereri standardizate;
• Poti face corectii salariale, plati multiple sau sa platesti avansuri atunci cand angajatii tai au nevoie.

• Fii mereu la curent cu toate noutatile legislative cu impact asupra salarizarii si administrarii personalului

Cu toate ca un soft de payroll te va ajuta foarte mult cand vine vorba de calculul salariilor,  este important sa fii mereu la curent cu modificarile legislative, chiar daca nu toate au un impact direct asupra companiei in care lucrezi. In majoritatea cazurilor, furnizorii de servicii software ofera si consultanta legislativa si fiscala in domeniu. 

In fiecare luna apar o multime de ordonante, legi, proceduri si poate fi dificil pentru majoritatea specialistilor HR sa tina pasul cu toate noutatile. Mai mult decat atat, pot aparea situatii in care sa existe dubii de ceea ce ar trebui facut. Echipa colorful.hr ofera solutii complete in aceasta situatie, prin servicii de consultanta legislativa si fiscala oferite de specialisti care au ajutat sute de businessuri pana acum prin expertiza lor. Problemele aparute in salarizarea personalului sau legate de aplicarea ordonantelor si legilor intrate in vigoare pot disparea cu ajutorul unor consultanti specializati in explicarea limbajului legislativ, care sunt gata sa ofere solutii practice.

Mai mult decat atat, sustinem comunitatea specialistilor HR prin webinarii legislative gratuite, organizate lunar, in care abordam si explicam toate modificarile legislative ale lunii curente ce au un impact asupra salarizarii si administrarii de personal. HR Talk With a Spark este webinarul colorful.hr prin care oferim informatii valoroase comunitatii noastre. Aboneaza-te si tu la newsletter pentru a participa la urmatorul nostru webinar! 

• Fa optimizari fiscale atunci cand ai posibilitatea

Printre cei mai eficienti pasi de optimizare a salarizarii intra, bineinteles, si optimizarea fiscala. De multe ori, unele facilitati fiscale care sa pot sa ii ajute pe specialistii HR sa isi optimizeze partea de salarizare intr-o anumita perioada pot fi trecute cu vederea neintentionat. Bineinteles, cel mai bine este sa fie consultat un expert in legislatie si fiscalitate, insa si instrumentele avansate de calcul salarial iti pot oferi o mana de ajutor la nevoie. 

Pentru a-ti eficientiza procesul de salarizare sau a-ti inlatura orice dubii cand vine vorba de taxele datorate statului, iti sugeram utilizarea unui calculator avansat. Calculatorvenituri.ro faciliteaza calcule rapide de la brut la net si de la net la brut pentru venituri din salarii, inclusiv deduceri personale sau alte beneficii cu facilitate fiscala, mandat de director sau administrator, conventii civile, drepturi de autor, PFA sau chiar si valoarea indemnizatiei pentru cresterea copilului. Consultantii nostri imbunatatesc constant aceasta aplicatie pentru ca toate calculele sa fie mereu in conformitate cu ultimele modificari si legi aplicabile in domeniu.

• Analizeaza taxarea beneficiilor extrasalariale

Un subiect de real interes pentru toti specialistii HR il reprezinta ordonanta de urgenta nr. 16/2022 care prevede o serie de modificari fiscale ce vor intra in vigoare incepand cu 1 ianuarie 2023. In ceea ce priveste pachetul de beneficii extrasalariale, va fi introdus un plafon neimpozabil de 33% pentru acordarea beneficiilor extrasalariale. Concret, incepand cu anul viitor, pachetul de beneficii extrasalariale nu va mai putea depasi valoarea de 33% din salariul de baza al unui angajat pentru o serie de beneficii extrasalariale. Printre beneficiile plafonate de ordonanta se numara asigurarea privata de sanatate, indemnizatia pentru telemunca sau contributiile la un fond de pensii privat. Poti consulta lista completa aici, alaturi si de o lista suplimentara a beneficiilor ce nu vor fi impactate de OG 16/2022.

Avand in vedere ca unele dintre beneficiile pe care le acorda companiile s-ar putea sa necesite o taxare diferentiata incepand cu 1 ianuarie 2023, le sugeram specialistilor HR sa faca o analiza detaliata a intregului pachet de beneficii actual. Este foarte posibil ca plafonul sa nu fie atins in majoritatea cazurilor, insa cel mai bine este sa avem siguranta ca totul este in regula. 

Acestea sunt cele mai simple etape pentru imbunatatirea procesului de salarizare al oricarei companii. Daca inca nu esti sigur/a ca iti doresti sa adopti softuri de HR sau nu esti sigur ca poti face optimizari fiscale, dar tot iti doresti optimizarea serviciilor de salarizare si bineinteles, evitarea totala de erori de salarizare, mai avem o solutie pentru tine! 

• Imbunatateste transparenta si standardizarea salariala

Transparenta si standardizarea salariala te poate scuti de multe probleme pe termen lung, dar si ajuta la rata de retentie. Cel mai eficient mod de a implementa aceasta practica este printr-o grila salariala. O grila salariala stabileste compensatia minima si maxima pentru fiecare rol din companie, in functie de diferite criterii. Criteriile sunt stabilite intern, insa cele mai frecvente sunt anii de experienta pe care-i are angajatul pe pozitia pentru care este angajat (entry level, mid-level sau senior) si tipul rolului (pozitie de executie versus pozitie de management). Aditional, poate fi dezvoltata o procedura standard pentru acordarea maririlor salariale pe criterii clare (frecventa acordarii, procent minim-maxim de crestere salariala etc.). 

Multe probleme apar din cauza neintelegerii angajatilor cu privire la sistemul de salarizare al companiei. Acest lucru se intampla cel mai des in organizațiile in care politicile de salarizare fie nu sunt accesibile, fie sunt prezentate inadecvat angajatilor. Multe probleme legate de salarizare, cum ar fi neincadrarea in bugetele alocate maririlor sau discrepantele salariale foarte mari intre angajati ce au o experienta si pregatire asemanatoare pot fi evitate prin implementarea grilelor. 

O politică transparenta de salarizare ar trebui să includă informatii despre:

• Cum functioneaza  salarizarea
• Cum sunt clasificati angajatii 
• Cum se stabilesc salariile (care sunt criteriile)
• Procedurile companiei pentru gestionarea greselilor de salarizare
• Cum se pot obtine mariri salariale, dar si frecventa cu care se acorda
• Comunica toate aceste informatii transparent, inca din perioada recrutarii, dar si in cadrul evaluarilor, pentru ca angajatii sa aiba mereu informatie actualizata. 

Ce optiuni mai ai pentru a obtine un proces de salarizare simplificat si eficient?

O alta optiune pe care o poti lua in considerare este externalizarea:

• Externalizarea procesului de salarizare

Proprietarii de afaceri care acorda o mare valoare timpului si linistii lor ajung adesea sa externalizeze salarizarea. Prin externalizarea acestuit proces unui furnizor de servicii complete, cele mai multe dintre responsabilitatile legate de salarizare – calcule salariale, intocmirea si depunerea declaratiilor, raportarea etc. – sunt asigurate extern. 

Echipa colorful.hr de externalizare are peste 70 de specialisti in salarizare si administrarea personalului si o experienta vasta cu sute de clienti din industrii diverse. Acestia se ocupa de procese „end-to-end” pentru companii de toate dimensiunile, de la IMM-uri cu doar cativa angajati, pana la corporatii cu sute sau mii de angajati. 

In pachetul de externalizare a serviciilor de salarizare oferit de colorful.hr intra urmatoarele activitati:

• Calcularea salariilor in acord cu legislatia in vigoare
• Validarea pontajului angajatilor pentru calculul salarial
• Inregistrarea concediilor de odihna si a concediilor medicale
• Calcularea orelor suplimentare, sporurilor/primelor si a retinerilor din salarii
• Intocmirea si generarea statelor de plata si a fluturasilor de salariu
• Intocmirea si generarea adeverintelor de banca, venit, somaj, crestere copil
• Intocmirea ordinelor de plata pentru taxele datorate statului
• Intocmirea si depunerea Declaratiei Unice 112 si a Declaratiei 205
• Intocmirea dosarelor pentru recuperarea sumelor FNUASS
• Consultanta in procesul de calculare a salariilor

Complementar acestui serviciu, specialistii colorful.hr pot prelua si sarcini ce tin de administrarea personalului. Poti vedea lista completa de beneficii si servicii de externalizare HR aici.

Care pasi  pentru a imbunatati procesul de salarizare al businessului tau iti sunt necesari in acest moment?

Livrarea salariilor la timp, corect, dar si transparent, este o reprezentare importanta a seriozitatii companiei ca angajator. Folosirea celor mai bune instrumente digitale pentru a face asta ii va ajuta nu doar pe specialistii in salarizare, dar si pe restul angajatilor. Daca problemele aparute in salarizarea personalului sunt multe luna de luna, apar frecvent erori de salarizare sau intarzieri cu plata angajatilor, este foarte posibil ca echipa ta sa aiba nevoie de un ajutor. 

Aplicand cativa sau toti acesti pasi pentru optimizarea salarizarii pe care i-am adus in discutie in acest articol, suntem siguri ca o sa reusesti sa eficientizezi munca, dar si sa cresti nivelul de satisfactie al angajatilor. Daca ai nevoie de ajutor pe parcurs, specialistii nostri sunt la un clic distanta, chiar aici!

De 21 de ani, colorful.hr digitalizeaza procesele de HR, oferindu-le specialistilor instrumentele de care au nevoie pentru a fi performanti. De la soft-uri pentru pontaj, salarizare, administrarea personalului si a documentelor care simplifica partea de HR admin, pana la solutii digitale ce contribuie la cresterea companiei cu ajutorul unor module dedicate recrutarii (Applicant Tracking System), dezvoltarii personalului (Learning Management System) si analizei datelor. Aditional, se ofera servicii externalizate pentru recrutarea personalului, leasing de personal, consultanta legislativa, salarizare si administrare de personal.